Pracodawcy często mają wątpliwość odnośnie tego jak rozumieć pojęcie „liczba godzin pracy przypadająca do przepracowania w danym miesiącu”. Prawidłowe „rozszyfrowanie” tego sformułowania jest niezbędne do dokonywania właściwych rozliczeń płacowych.
Poruszone zagadnienie jest szczególnie istotne w podmiotach, w których rozkład pracy w poszczególnych miesiącach jest bardzo zróżnicowany, np. w zakładach korzystających z prawa do wydłużenia okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy, co skutkuje tym, że w niektórych przypadkach liczba godzin do przepracowania w konkretnych miesiącach znacznie różni się od nominalnego czasu pracy wyznaczonego zgodnie z regułami kodeksowymi.
Przez „liczbę godzin pracy przypadającą do przepracowania w danym miesiącu” należy rozumieć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 Kodeksu pracy.
Przypomnijmy, że w myśl art. 130 Kodeksu pracy miesięczny wymiar czasu pracy, ustalamy poprzez:
- pomnożenie 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym,
- dodanie do otrzymanej liczby godzin iloczynu 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku,
- odjęcie od wyznaczonego wyniku 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela.
Nominalne wymiary czasu pracy w 2017 r. dla pełnoetatowych pracowników przedstawiliśmy w artykule zamieszczonym pod linkiem: http://serwiskadrowego.pl/2016/09/wymiar-czasu-pracy-w-2017-r/
Określeniem „liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu” ustawodawca posługuje się m.in. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy:
– w § 4 ust. 1 i § 4a – w przepisach tych czytamy, że przy ustalaniu wynagrodzenia określonego procentowo w celu obliczenia wynagrodzenia: za czas niewykonywania pracy, jeżeli pracownik był gotów do jej wykonania, oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju (art. 81 § 1 Kodeksu pracy), dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych (art. 1511 § 3 Kodeksu pracy) oraz wynagrodzenia za czas dyżuru (art. 1515 § 3 Kodeksu pracy) stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. W celu obliczenia ww. należności za jedną godzinę:
- według składników wynagrodzenia określonych w stawce miesięcznej w stałej wysokości – należy tę stawkę podzielić przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu,
- według zmiennych składników wynagrodzenia – wynagrodzenie dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie.
Przy ustalaniu ww. należności, wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania, określonego stawką miesięczną, wynagrodzenie za 1 godzinę ustala się dzieląc miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.
– w § 4b – w regulacji tej jest mowa o tym, iż przy kalkulowaniu dodatkowego wynagrodzenia przysługującego na podstawie art. 1518 § 1 Kodeksu pracy, za godzinę pracy w porze nocnej minimalne wynagrodzenie za pracę przewidziane w tym przepisie dzieli się przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu.
– w § 12 stanowiącym, że w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik w tym miesiącu był nieobecny w pracy z innych przyczyn niż niezdolność do pracy spowodowana chorobą, i za czas tej nieobecności nie zachowuje prawa do wynagrodzenia – miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu i otrzymaną kwotę mnoży się przez liczbę godzin nieobecności pracownika w pracy z tych przyczyn. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.
A zatem przy kalkulowaniu przykładowo wysokości dodatków za pracę w nocy czy wynagrodzenia za nadgodziny ze stałych elementów płacy posługujemy się liczbą godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu rozumianą jako miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 Kodeksu pracy.
Słuszność przedstawionych rozważeń potwierdził m.in.:
- Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 23 stycznia 2008 r., w którym uznał, iż „zgodnie z § 4b rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (…), ustalając dodatkowe wynagrodzenie przysługujące na podstawie art. 1518 § 1 Kodeksu pracy (tj. dodatek za pracę w porze nocnej), za godzinę pracy w porze nocnej minimalne wynagrodzenie za pracę przewidziane w tym przepisie dzieli się przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu. Departament Prawny wskazuje, iż przez liczbę godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu, przez którą– w celu obliczenia dodatku za pracę w porze nocnej– należy podzielić minimalne wynagrodzenie za pracę, należy rozumieć obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy obliczony zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 130 kodeksu pracy.”;
- Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w pismach z 24 października 2014 r. i z 19 lipca 2017 r., których wyjaśniono, że sformułowania „liczba godzin pracy przypadających do przepracowania w danym miesiącu” użyte w § 4 rozporządzenia oraz „liczba godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu” użyte w § 12 rozporządzenia oznaczają liczbę godzin, do przepracowania których pracownik zobowiązany jest zgodnie z wymiarem czasu pracy w tym miesiącu (a nie liczbę godzin do przepracowania w tym miesiącu zgodnie z rozkładem czasu pracy konkretnego pracownika). Oznacza to, że niezależnie od faktycznej długości okresu rozliczeniowego, w celu wyliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wynagrodzenia za część miesiąca „liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu” oraz „liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu” należy przyjąć miesięczny wymiar czasu pracy, obliczony w sposób przewidziany w art. 130 Kodeksu pracy.
Podmioty zatrudniające często popełniają błąd odnosząc liczbę godzin pracy przypadająca do przepracowania w danym miesiącu do ilości roboczogodzin wyznaczonych pracownikowi w harmonogramie (grafiku), zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Takie błędne rozumowanie prowadzić może do nieprawidłowych wyliczeń niektórych należności pracowniczych przy nierównomiernym rozkładzie czasu pracy, w sytuacjach gdy liczba godzin pracy zaplanowanych w danym miesiącu jest wyższa lub niższa od normatywu. Podkreślmy, że zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, niewypłacenie, bezpodstawne zaniżenie wynagrodzenia czy też dokonywanie bezpodstawnych potrąceń jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny od 1.000 do 30.000 zł. Wniosek z tego jest oczywisty: trzeba być czujnym i zawsze dociekać właściwej interpretacji regulacji z zakresu prawa pracy.
Przykład
Pełnoetatowy pracownik jest objęty 12-miesięcznym okresem rozliczeniowym i otrzymuje co miesiąc stałą pensję zasadniczą w wysokości 4000 zł brutto. Na mocy wyznaczonego mu harmonogramu w maju 2017 r. miał przepracować jedynie 64 godz., ale z przyczyn nieusprawiedliwionych nie pojawił się on w pracy przez 32 godz. Gdyby w takiej sytuacji podzielić jego miesięczne wynagrodzenie przez 64 godz. a następnie pomnożyć przez liczbę godzin nieobecności (32), wówczas miałby on pomniejszone wynagrodzenie aż o połowę. Działanie takie należałoby niewątpliwie uznać krzywdzące dla pracownika i nieuzasadnione. Z tego powodu w opisanych okolicznościach prawidłowe wyliczenie powinno wyglądać jak poniżej:
4000 zł : 168 godz. nominalnie do przepracowania w maju 2017 r. = 23,81 zł;
23,81 zł x 32 godz. nieobecności = 761,92 zł;
4000 zł – 761,92 zł = 3238,08 zł.
Analogicznie należy podejść do sprawy np. w razie konieczności naliczenia pracownikowi wynagrodzenia za nadgodziny. Przy założeniu, iż w maju wypracował on 5 godzin nadliczbowych opłacanych 50-procentowych dodatkiem, zapłata za nie powinna zostać skalkulowana następująco:
4000 zł : 168 godz. nominalnie do przepracowania w maju 2017 r. = 23,81 zł;
23,81 zł x 5 nadgodzin x 1,5 (z tytułu dodatku 50%) = 178,58 zł.
Gdyby w opisanym przeliczeniu jako dzielnika użyć 64 roboczogodzin, które przewidywał majowy grafik pracy podwładnego, wówczas otrzymałby on niezasadnie zawyżoną kwotę wynagrodzenia za nadliczbówki, co stanowiłoby nierówne traktowanie w stosunku np. do pracownika zatrudnionego w podstawowym systemie czasu pracy pracującego od poniedziałku do piątku po 8 godzin.
